Hybride Meetings organisieren

Flexibel tagen

Ein hybrides Meeting bringt Teilnehmer in einem Besprechungsraum mit Kollegen, Kunden oder Partnern zusammen, die online teilnehmen. Diese Form eignet sich für eine Besprechung, Projektbesprechung, Schulung oder Arbeitssitzung mit Teilnehmern an verschiedenen Standorten.

Ein hybrides Meeting erfordert mehr als einen Laptop auf dem Tisch. Jeder sollte das Gespräch verfolgen, Dokumente einsehen und aktiv beitragen können. Gute Gesprächsführung, zuverlässige Technik und passende Räumlichkeiten bilden daher die Grundlage.

Was ist ein hybrides Meeting?

Physisch und digital zusammenarbeiten

Bei einem hybriden Meeting arbeiten Teilnehmer vor Ort und aus der Ferne aktiv zusammen. Sie besprechen Tagesordnungspunkte, teilen Informationen und treffen gemeinsam Entscheidungen.

Damit unterscheidet sich ein hybrides Meeting von einem hybriden Event. Bei einem Meeting stehen Beratung und Zusammenarbeit im Vordergrund. Bei einem hybriden Event folgt ein physisches und online Publikum einem organisierten Programm mit beispielsweise Präsentationen und Rednern.

Was sind die Vorteile von hybridem Besprechen?

Effiziente Beratung aus der Ferne

Hybrides Besprechen ermöglicht die Teilnahme, ohne dass alle an denselben Ort reisen müssen. Das ist praktisch für Organisationen mit mehreren Standorten, internationalen Beziehungen oder Teams, die zum Teil von zu Hause aus arbeiten. Sie können zudem leichter die richtigen Personen in die Besprechung einbeziehen. Teilnehmer vor Ort profitieren von persönlichem Kontakt, während Kollegen und Beziehungen aus der Ferne vollwertig teilnehmen können.

Welche Räume und Einrichtungen benötigen Sie?

Gut im Bild und deutlich verständlich

Ein geeigneter Besprechungsraum sorgt dafür, dass Teilnehmer sich klar sehen und verstehen können. Achten Sie auf die Raumgestaltung und die Position von Kameras, Mikrofonen und Bildschirmen. Online-Teilnehmer müssen nicht nur dem Sprecher folgen können, sondern auch Reaktionen aus dem Raum mitbekommen.

Die Besprechungsräume in den Van der Valk Hotels bieten verschiedene Möglichkeiten für Geschäftsveranstaltungen. Die audiovisuellen Einrichtungen unterscheiden sich je nach Hotel. Teilen Sie daher im Voraus Ihre technischen Wünsche mit und testen Sie vor dem Meeting die Internetverbindung, Kameras, Mikrofone und das Teilen von Präsentationen.

Wie sorgen Sie für gleichwertige Teilnahme?

Jeder Teilnehmer macht mit

Verhindern Sie, dass sich das Gespräch hauptsächlich zwischen den Teilnehmern im Raum abspielt. Lassen Sie einen Moderator beide Gruppen aktiv einbeziehen, arbeiten Sie mit klaren Gesprächsrunden und geben Sie Online-Teilnehmern regelmäßig das Wort.

Teilen Sie die Agenda und Dokumente im Voraus und nutzen Sie eventuell ein geteiltes Dokument oder ein digitales Whiteboard. Vereinbaren Sie, dass Teilnehmer einzeln sprechen und ihr Mikrofon stummschalten, wenn sie nicht an der Reihe sind. So bleibt die Besprechung für alle gut nachvollziehbar.

Hybrides Meeting bei Van der Valk Business

Alles für ein gelungenes Meeting

Bei Van der Valk Business können Sie ein hybrides Meeting mit einer passenden Raumgestaltung, Catering und eventuell einer Hotelübernachtung kombinieren. So finden die Besprechung, das Mittagessen und der Aufenthalt an einem Ort statt. Geben Sie Ihr Datum, die Gruppengröße und technische Wünsche an Van der Valk Business weiter. Die Spezialisten helfen Ihnen bei der Auswahl eines Hotels und eines Besprechungsraums, die zu Ihrem Meeting passen.

Inspiration

Van der Valk Business

Lassen Sie sich von anderen Möglichkeiten bei Van der Valk inspirieren. Wir helfen Ihnen gerne bei der Organisation Ihres Meetings, Ihrer Veranstaltung oder maßgeschneiderten Zusammenkunft.